编者按:开设公司的办公室分部可能带来诸多挑战,如何在不同分部之间保持高效工作和沟通一直是一个公司运营的难题。AppDirect的Ron Pragides分享了自己关于如何开设公司分部的观点,他将成功运营“远程办公室”的秘诀归结于“六个心”,即责任心、共情心、耐心、专注心、信心和团结心。

随着公司不断成长,领导团队总要面对一个常见的问题:我们是否应该成立一个办公分部?

开设一个额外的办公分部的阻碍条件是多方面的,包括成本、沟通开支、协作挑战和公司文化冲突。不过,这些风险都可以被不同程度地减轻。

降低成本可以通过开设一个较小规模的办公分部来达到。在同一个时区的分部可以减少通信开销。通过在不同办公室间清楚划分职责,可以将协调问题最小化。同一国家和地区所设立的办事处,可以避免公司文化上出现不和谐。

我的公司(AppDirect)的总部设在旧金山。我们的第一次扩张是在离森尼韦尔40英里远的一个办公分部,这为如何最大程度降低开设分部风险的途径提供了一个很好的例子——两个办公室之间存在高度一致性,互相配合得特别好,部分员工在两个分部之间流动办公。

在不同地区运营多个办公室是非常复杂的。由于语言、文化和时区的差异,不同分部之间的的结盟和协调很难实现。每个新开设的办公分部都增加了组织的复杂性。不过,尽管存在重重障碍,许多公司还是成功地走向国际,充分获得了一个分布式办公团队所能获得的利益。

在国外开设一间办公室需要做很多工作,但这仅仅是个开始。保持一个有凝聚力的分布式团队需要额外的努力——在每个分部,都要对员工体贴负责、保持沟通。

就像新栽的树需要阳光和水来帮助它茁壮成长,新设立的办公室只会在适当的培育下生根发芽。因此,公司领导必须拥有这六颗“心”。

责任心

建立一个新办公室不仅仅是物理上租赁一个新的工作区。这一切都从新站点的选择标准开始——选择在这个位置开展业务的理由是什么?

新办公室之所以对你的公司有战略意义,以下是一些常见的原因:能够更加接近客户和业务合作伙伴;获得更为多样化的人才队伍,助力现有的团队。

但在迈出这一步之前,公司领导需要清楚了解新分部的价值主张。

一旦定义了一个新分部的目的,公司就必须全心全意致力于它的成功。这需要在设施上投资,确定新分部的业务职能,制定工作计划,并定期与新团队进行远程沟通。所有这些活动都必须是持续的,因此必须融入公司的整体战略节奏。否则,建立新办公室的努力将会被浪费。

共情心

不是公司总部的工作场所本质上是一个远程办公室。这可能看起来过于简单化了,但事实就是这样——尤其是如果所有职能部门主管都位于总部的话——这是我在之前的公司里学到的。

在那里我被聘为工程学副总裁,领导一个全球团队,并在旧金山设立了一个新办公室。我不仅是部门的负责人,最初也是办公室里唯一领导者。我们的领导团队是分布式的:联合创始人在悉尼,其他部门负责人在奥斯汀。由于地理和时区的差异,我感到被孤立了。

企业领导者需要了解其他办公室员工面临的运营挑战。这些远程工作的员工没有在总部工作的好处,也不总是有公司计划背后的全部背景和资源支持。远程办公室的员工有有限的信息来源,只不过是电话、电子邮件、会议和企业内部网络。为了抵消沟通不匹配,领导者必须有意识地将信息推送到办公室分部。

为了进一步增加总部员工对在分部员工的同理心,领导人们应该设身处地、换位思考,并在每个办公室分部亲身工作。最近在访问印度期间,我亲身体会了与我的团队以及在旧金山的同事们进行互动。当我在印度工作的时候,我无法与总部的同行进行实时的交流——而这是我在旧金山工作时习以为常的事情。每天早上在印度,我都会收到来自地球另一边办公室的大量邮件。

因此,你要定期与远程办公室的同事们进行沟通。它会提醒你在你的交流中要时刻保持慎重,并且了解到办公室会议的日程安排的限制。

耐心

办公室之间的距离增加通常意味着通信的延迟。例如,蒙特利尔和布宜诺斯艾利斯之间的距离为5613英里(9032公里)。尽管距离很远,但这两个地点之间只有1个小时的时区差。这使得这两个城市的办公分部的工作时间几乎完全重叠。团队成员可以轻松地安排内部会议,进行有效的实时(或接近实时)通信,使不同办公室能够高效配合彼此。

相比之下,从旧金山到浦那的距离则是8413英里(13544公里)。加利福尼亚和印度实际上是在地球的两端,这导致了12个小时的时差,两个地点之间的会议很难安排,而且都需要在正常的办公时间之外工作。需要在两个办公室之间达成一致的决议可能被延迟1到2个工作日。这两个不同办公室的员工在共同决策时需要有强大的耐心。

专注心

公司间的沟通和协调是运作的必要条件,但重要的是尽量减少办公室间协调的需求,特别是在存在时区差的情况下。

公司总部永远是公司的中心——它涉足几乎所有的业务,为其他办公室确定重点工作领域。

有些办公室则可能纯粹是客户至上的,主要是销售和团队支持成员。其他办公室则可能是产品和工程驱动的。比方说,慕尼黑一个以客户为中心的办公室应该主要服务于欧洲市场和欧盟客户,这也可能是在当地建立办公室分部的首要原因。在客户附近有一个公司分部可以促进双方进行面对面会议。

对于每一个特定的分部,确定一个工作主题,找准自己的定位,可以减少(但不排除)整个公司跨分部的协调需求。

信心

分布式办公室的成功背后是信任,它必须向各个方向扩展。

作为公司的中心,公司总部需要对每个分部有充分的信任。同样,每个办公室都需要有信心。

信任是任何关系的基础——尤其是“异地恋”。

团结心

如果一棵树苗可以培育成一颗完整的、成熟的大树,那么整个花园也可以。每一种花、灌木和树木都可以靠自己生存,但它们能够共建一个繁荣的生态系统。

要努力在你的全球分布的团队中灌输一种团结的意识。

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