年末的收尾工作堆积如山,信息流爆炸,人人高度紧张。而高压情况下如何高效协作?一群美国科学家给出了相当优雅的解决方案。

外界对科研人员的印象往往停留在『白大褂、高精尖』,但他们也有普通上班族的烦恼:早九晚九的高强度科研工作中,如何专心写论文,安排繁杂的会议事务,处理团队协作问题。日前,科技权威杂志《自然》在官网发布了科研人员Slack协作指南。希望年末在处理令人头疼的公务的你,可以在Slack和bot的帮助下,真正提升团队战斗力。

Daniel MacArthur 是博德研究所(诞生于MIT,联合哈佛等高校联合科研)的一名遗传学家。每天他进办公室的第一件事,就是打开Slack快速浏览消息和文件。在不同聊天频道(channel)里面,有些同事在汇报科研进展,有些在科研中遇到问题,寻求帮助。自从2014年4月起使用Slack以来,团队成员在平台上累积发送超过40万次的消息。对于成员背景极度多元化的团队而言,Slack对团队协同影响深远,改变了依赖于电子邮件沟通项目和论文进展的工作方式。

MacArthur认为电邮的用户体验非常糟糕,不适于团队群组沟通。他的Google inbox里面充斥着营销邮件,行政通知,差不多有一万七千个未读。反观Slack,就相当『精准』:因为所有的消息请求都来自团队成员,信噪比极高(即消息的质量高)。多数情况下,未读消息也能被处理:”有了Slack,我有更多的方法保证自己及时跟进团队消息。”

为什么团队协同利器首推Slack?

自从2014年上线以来,Slack已拥有全球三百万的日活用户。支持了许多科研团队的同时,也在媒体和科技公司间非常受欢迎。Slack作为划时代的企业沟通协作应用,支持即时通讯,分享文件、新闻等;在此基础上,第三方开发者和服务商以服务整合(Integration)模式植入平台。

Slack和竞品相比而言,基础功能上并无任何优势。如MatterMost、HipChat、Google Chat均支持企业级群组即时通讯。忠实用户群体中,有些是被Slack简洁贴心的交互吸引,更多是因为Slack整合bots的能力——bots实质就是智能代理。在聊天中,bots能无缝接入并提供服务。

这种模式,对于用户而言是服务的整合。将海量的服务以bots为载体呈现给Slack用户,这才是Slack平台的核心竞争力。科研工作者日常工作场景实例,足以说明Slack的魅力。

快速修订论文

在向Nature杂志投稿发表论文的准备阶段,MacArthur团队认为Slack功不可没。团队专门开设了频道来更新论文的进展,包括最新数据。数据图表初稿完成后,根据团队意见进行调整,一小时内达到5到10次迭代,修改图例、格式、数据展现方式等。到论文发表为止,整个频道共计一万次的消息发送,但整个迭代过程极为迅速,免去了电邮转发的低效。

会议管理

伊利诺伊斯大学核能实验室团队在Slack上建立了7个聊天频道,分别用于管理实验项目、Github项目等。而其中专门建立了会议日程管理的频道,方便参会者讨论、小范围聚会,不干扰其他线程的信息流。

对于年末更为繁忙的会议安排,Slack可谓是天降神兵。如果你是会议的组织安排者,Slack的bots随时待命。从会议材料准备、播送会议通知、预订会议室、会议记录到分配任务,都可以在bots应用推荐中找到合适的助理。

会议室管家Robin

科研实验监控

来自波士顿的Ginkgo Bioworks团队,使用Slack上定制的bots服务将邮箱消息发送到聊天频道中。每当他们研发的液体实验操作机器人任务状态改变时,机器人就会自动发送电邮;Slack的bot负责接收,并推送消息给邮件接收者。

搭建类似的工作流(workflow)并不需要代码开发,团队只需在Slack里面就能跟进、追踪机器人工作进展。一个简单的应用集成,却变得极为高效:不需要主动关注机器人状态变化,而是让搭建好的工作流主动将事件结果推送到用户面前。

个性化定制服务集成

作为第三方服务的入口,Slack的bots开发平台品类极为宽广。比如Bioworks团队工程师,就开发了一个bot,专治犯蠢的队友:当离开公司又忘记带自己工牌时,只需和这个bot说「开东边的大门」,就能免去向同事求救的尴尬。

Slack既保证了私密和安全性,低成本搭建的轻量级服务,足够的智能和人性化。随便开个脑洞:比如年会票选节目和选择喜爱的礼物类型,重要的信息会很快淹没在群组讨论信息流中。而发起即时投票,既不打断聊天,也能有效收集信息。

而Slack降低了轻量级服务的开发成本,极大丰富了办公生活。

即时投票

团队内部激励

团队作为有机整体,有效的奖惩机制至关重要,Slack平台上的员工激励机制服务富有游戏感。每一位成员对团队的贡献都被如实记录。比如今天在实验室帮忙处理了这个bug,帮同事带了早餐,都可以得到奖励值,而个人成就对应的虚拟货币也可以兑换为实物奖励。

员工奖励

创建全局to-do list

在Slack,每个用户在每个频道都可以创建待办事项。较常见的应用Wunderlist,团队协作应用Trello在Slack上都有相应bot。与GUI(图形交互界面)不同的是,在聊天时可以用「/add@xxx」的命令行格式,记录团队协作事项并分配任务。无论是Geek还是科学家,简洁有效的命令行交互方式不失为传统GUI的优质代替。

Wunderlist创建示例

知识库建立

团队招新时常见问题:谁来带?需要熟悉什么业务? 在实验室也一样,新人需要快速进入状态。哈佛医学院的做法是,为了尽快上手并推进项目进展,新人需要把Slack上某一频道的内容熟读,并搜索整合关键线程的重要信息。

这无疑比问前辈和查邮件来得迅速,但以文本信息为主的Slack平台上有更为便捷的服务:在日常办公时遇到重要信息,需要放入项目知识库或者Wiki的,可以直接在聊天中丢给Guru(刚刚获得Slack的投资),快速建立知识卡片。成员不需要离开聊天信息流去单独创建所谓的新人手册或者项目Wiki;有了知识库后,办公交流免去了重复询问和回答,告别信息洪流。

知识库管理助手

随着工作和个人生活的边界进一步模糊,信息流极易让人迷失。而在Slack营造的数字世界里,bot作为智能代理,串联起信息与服务的节点,优化每个用户的工作流。尽管bot不够智能,但简易而轻量级的服务,他们都乐意为你效劳。

年末如何让团队发挥Deadline战斗力?看看科学家的 Slack 工作指南

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注