编者按:本文来自微信公众号“人神共奋”(ID:tongyipaocha),作者李刚,36氪经授权发布。

  • 神奇的“电梯汇报术”,麻省理工学院创业必修课;

  • PREP的汇报结构;

  • 必须让领导一开始就明白,你希望领导做什么?

  • 站在一个决策者而不是执行者的角度上,哪些理由能直接帮助他做决策;

  • 简洁的表达源于单纯的心态。

1、

十几年前,我还在银行当信贷员,为辖区内一家企业增加信贷额度。忙了一个月,好不容易把材料一路磕磕绊绊地送到了最重要的程序——市分行的贷审会。

我和主任估计贷审会一次通过有难度,这家企业的情况非常复杂,光材料就有半尺高,所以打算在会前和分管信贷的副行业先做一次沟通。

好不容易安排了时间,没想到那天分行忽然来了检查团,我们从上午一直等到贷审会开会之前,都没见到那位行长。

我都不抱希望了,可主任毕竟是老江湖,他让我等着,一个人跑到行长专用电梯前,刚好拦住了准备上楼的副行长。

最后贷审会非常顺利,我相信是主任的这次“电梯汇报”起了很大作用,但他是怎么办到的呢?

十多年以后,我看到了一个叫“电梯汇报术”的方法,才明白其中的奥妙。

2、

有时,你准备了上百页的屁屁踢,可临开会,领导却只有五分钟的时间在场,没他拍板,别人什么也决定不了。

有时候,你要汇报一件很重要的事,但领导却不这么认为,他觉得自己的时间很值钱,你的事只配给五分钟。

有时候,你到客户那里去提报方案,刚好遇上了他们的大领导,可他只有五分钟的时间,你是一步步走流程,还是抓住这天降的五分钟呢?

再比如,你在行业会议的茶歇认识了一个投资人,你能利用这短短的五分钟泡咖啡的时间,把项目说清楚,并争取一次正式见面的机会吗?

麻省理工学院每年的创业大赛中,有一个环节就是“电梯汇报”,赢者可获2万美元奖金,因为上面这些,都是“电梯汇报术”可以帮助你的。

“电梯汇报术”是一种结构化思维,比如今天要介绍的是PREP的汇报结构:Position观点、Reason理由、Evidence证据、Position重复观点。

这都是你需要事先准备的,我们来分解一下,到底包括哪些:

3、第一步:观点(Position)

就是首先用一两句话说清楚你想要得到的东西,包括:希望领导原则上同意、给预算、定时间、定下一步计划、或者尽快看看你的详细材料,等等。

请注意(敲黑板),很多人第一步就出了问题,不是“你做了什么”,而是“你希望领导做什么”。

我们通常这样开头:

“上周我见了一个客户,他balabalabala”

“这个月,我对XX市场进行了全面调研,走访了几十家客户,其中有balabalabala”

“我分析了近几个月的销售数据,发现balabalabala”

没错,你为这个方案付出了一个月的努力,你有很多话想告诉领导,但这关他什么事呢?功劳要卖,但不是现在。

不是“我见了一个客户”,而是“有个客户希望见一下您”。

不是“我做了调研”,而是“想请您确认一下下一步的技术方案”。

不是“我分析了销售数据”,而是“我们必须把促销的时间提前”。

为什么要这样开头?你知道很多领导忙到什么程度?会议开始之前,他还不知道会议的主题是什么。你必须让他一开始就明白,你希望他做什么?他才能围绕这一点,考虑你下面的内容。

你想要领导做的事情,一般有三种:

  • 第一种是领导明确的动作(定方向、定预算、定时间、定下一步计划);

  • 第二种是领导原则上同意,可以继续进行下去;

  • 第三种是领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议。

你想得到哪一样,取决于工作目前的进度,取决于领导的决策风格(授权型还是参与型),你必须有一个明确的判断,别指望领导帮你决定。

请一定要盯着他的眼睛,用坚定、简短、直接的语言告诉他:“我需要得到您的……”

不要怕这样做失礼,让领导尽快进入状况,节省他的时间,就是对他最大的尊重。

4、第二步:理由(Reason)

接下来,你还有4分30秒?

不,你最多还有2分钟时间陈述你的理由,差不多是你平时讲三页PPT的时间。因为还得留1分多钟给领导提问。

你需要仔细分析你的汇报材料,凝结成不超过三个理由,然后试着用简洁而有力的语言表达出来。

简洁的表达在于强化重点,何为重点,又取决于你的汇报目标。试比较下面两种句式:

A:“技术上我建议采用XXXX,因为比较成熟,解决我们执行期太短的问题。”

这是“论点——论据——强化论点”的结构,强调“成熟技术”、“解决实际问题”,显然是希望用明显的优势引发领导明确的动作(给预算、定时间、定下一步计划)。

B:“我建议的XXXX是一项大公司都开始运用的技术,可以在XXX 部分运用,供应商可以帮我们联系参观XXX。”

这是“论据——论点——强化论据“的结构,强调“创新”、“行业交流”,是想要引起领导的重视与兴趣,引发下一步的动作——“原则上同意,可以继续进行下去”,或者“尽快看看你的详细材料或安排会议”。

5、

在“理由(Reason)”环节,大部分人的困难在于精简材料,文章是自己的好,越看越喜欢,每点都重要,怎么也减不下来。

此时,我们要放弃做方案时常用的“技术思维”,学会用“决策思维”看自己的方案。

这两者有什么不同呢?“技术思维”考虑的是有哪些方法,它们的优劣势又是什么?“决策思维”考虑的是这个方案要多少资源,能达到什么效果,是否符合我们的目标。

站在领导的角度上,站在一个决策者而不是执行者的角度上,哪些理由能直接帮助他做决策?哪些是间接的?先把间接的去掉。再想一想,其中最重要的三条是什么?

请不要怀疑这个方法,因为一定可以做到。如果你做不到,说明方案本身有问题,给你一个小时也没用。

6、第三步:证据(Evidence)

在陈述理由之后,通常领导会询问一两个关心的问题,即使领导不问,我们仍然需要进入下一个环节——证据(Evidence)。

在“理由(Reason)”部分,核心是观点,要求简洁直接;但在“证据(Evidence)部分”,最重要的是细节,要求有打动力,包括:具体现象、数据、效果估计、承诺等等。

选择什么样的材料作为你强有力的证据,仍然取决于你想要达到的目标:

给领导决策信心:

“供应商之前的使用XXX技术的XXX项目,预算和我们基本相同,就是在30天内完成的……”

强调事情的紧急性:

“我已经联系过XXX公关公司的tony,他至少可以联系三位在此期间有档期的明星,但必须在本周内确认……”

强调事情的重要性:

“我做过测算,按现在的销售速度,库存将在年底超过1000万,将严重影响流动资金……”

引发领导的兴趣:

“这个方向虽然目前应用不广,但和集团的创新方向一致,XX总已经有明确的兴趣……”

7、最后:Position重复观点

最后,再一次重复你的要求。

和开头不同,开头提要求是让领导明确你的汇报目的,结尾的要求则带有强烈的“行动导向”——更明确,更能让领导做出决策。

一、如果你的目标是“希望领导给预算、定时间、定下一步计划”,那么你最好能让领导做选择题,而不是判断题:

“上面的两个方案,其中预算首先要定下来,希望领导能给个建议,我们可以尽快执行下去。”

二、如果你的目标是“希望领导原则上同意,可以继续进行下去”,那么你最好表示下一步的行动已经在计划之中,这是一个积极的暗示:

“如果您同意的话,我下一步的想法是……”

三、如果你的目标是“希望领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议”,那就可以更明确一点:

“我的详细计划已经发到您的邮箱里,刚才跟您的助理确认您本周三和五有时间,如果您觉得有必要,可以安排一个会议……”

请注意(再次敲黑板),所有的努力都是为了一个结果——下一步明确的行动(时间、人物、预算、动作),别天真地以为领导会自己决定自己该做什么,人天生有拖延的倾向,你含糊,他也含糊,事情办不好,责任还在你。

8、

“五分钟电梯沟通术”,难点不在技术层面,多多练习,一定可以做到。

难点在于思想包袱。很多人把跟领导沟通,看得太严重,于是拼命想表现自己,有人则看得太复杂,于是拼命逃避。

简洁的表达源于单纯的心态,“五分钟领导汇报”只是为了解决问题,不是让你给领导一个好印象(尽管客观上有可能),不要追求所谓“技术含量”,那些只不过是为了满足个人的虚荣心而已。

你对世界简单了,这个世界也就不会对你太复杂。

如何在5分钟内,向领导汇报上百页的PPT?

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